Sefaz-SP: nova portaria sobre NF-e e Reforma Tributária — o que muda na prática para empresas paulistas
- Redação SMR
- há 7 dias
- 6 min de leitura
A Secretaria da Fazenda e Planejamento de São Paulo (Sefaz-SP) deu mais um passo na preparação para a Reforma Tributária: em 17/11/2025 foi publicada a Portaria SRE nº 80/2025, que atualiza as regras de emissão da NF-e (modelo 55) e do DANFE no estado, revogando a antiga Portaria CAT 162/2008.
Além de alinhar o estado às diretrizes nacionais da NF-e e ao futuro IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), a nova portaria traz um ponto sensível: a possibilidade de bloqueio da autorização da NF-e se emitente ou destinatário não estiverem em situação regular cadastral e fiscal perante a Sefaz-SP.
Abaixo, organizamos os principais pontos em linguagem prática para empresários e gestores financeiros.
1. Contexto: Reforma Tributária e o papel de São Paulo
A Portaria SRE 80/2025 faz parte do movimento de adequação ao novo sistema de tributação do consumo, que substituirá PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS por CBS (federal) e IBS (estadual/municipal), nos termos da EC 132/2023 e da LC 214/2025. TOTVS+1
Paralelamente, foi lançado, em 12/11/2025, o portal oficial do Comitê Gestor do IBS (CGIBS), que centraliza legislação, notícias e documentos sobre o novo imposto (cgibs.gov.br).
São Paulo, como maior estado arrecadador, está ajustando seus normativos para:
alinhar a NF-e ao papel central que ela terá no controle do IBS/CBS;
reforçar a conformidade fiscal dos contribuintes paulistas;
preparar sistemas, cadastros e rotinas para a transição 2026–2033.
2. O que é a Portaria SRE 80/2025 e o que ela substitui
A Portaria SRE 80/2025:
disciplina a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, modelo 55) e do DANFE no Estado de São Paulo;
consolida regras de credenciamento, contingência, cancelamento, inutilização e eventos ligados à NF-e;
revoga a antiga Portaria CAT 162/2008, que tratava do mesmo tema sob a lógica do sistema anterior à Reforma.
Ela também reafirma que as regras estaduais seguem o padrão nacional da NF-e estabelecido pelo Ajuste SINIEF 07/05 e demais ajustes correlatos.
3. Regularidade cadastral x regularidade fiscal: o novo filtro da NF-e
O ponto de maior impacto prático está no artigo 3º da Portaria, que autoriza a Sefaz-SP a não permitir a emissão de NF-e quando:
o emitente não estiver em situação regular cadastral e fiscal; e/ou
o destinatário não estiver em situação regular cadastral e fiscal perante a Sefaz-SP.
Antes, o foco era apenas na regularidade cadastral (inscrição ativa, dados corretos). Agora, a análise inclui:
débitos de tributos estaduais (pago ou não, inscrito ou não em Dívida Ativa);
cumprimento de obrigações acessórias;
integridade do cadastro (CADESP) e histórico no SPED.
Em termos simples:
Uma pendência fiscal relevante pode travar a autorização da nota.
4. Quais tributos e obrigações entram no radar da Sefaz-SP
Segundo os textos técnicos e análises especializadas, a regularidade fiscal considerada pela Sefaz-SP envolve especialmente:
ICMS – imposto principal sobre circulação de mercadorias e alguns serviços;
IPVA – especialmente para empresas com frota relevante em nome do CNPJ;
ITCMD – em operações de transmissão de bens e direitos;
IBS – à medida que for implantado, com integração via CGIBS;
Obrigações acessórias, como:
EFD-ICMS-IPI (SPED Fiscal);
demais declarações previstas no RICMS/SP;
Débitos inscritos ou não em Dívida Ativa do Estado;
Situação cadastral no CADESP (suspensa, baixada, inativa etc.).
Se o sistema identificar inconsistências, a autorização da NF-e pode ser negada até a regularização.
5. O que muda na emissão da NF-e e do DANFE
A Portaria SRE 80/2025 também atualiza pontos técnicos do dia a dia da NF-e:
Credenciamento
Mantido o credenciamento automático para contribuintes enquadrados;
Caso não seja credenciado de ofício, o contribuinte pode solicitar via portal NF-e.
Autorização e validade
A NF-e é considerada emitida quando recebe Autorização de Uso;
A autorização não convalida o conteúdo – notas com fraude, simulação ou erro que gere vantagem indevida não são consideradas idôneas.
DANFE
Continua obrigatório para acompanhar mercadorias (com exceções para consumidor final pessoa física);
Pode ser substituído por envio eletrônico da NF-e ou da chave de acesso, se o consumidor concordar;
A portaria permite, via regime especial, ajustes de layout (sem suprimir campos obrigatórios), inclusive aumento do código de barras se houver uso de papel maior.
Cancelamento, inutilização e eventos
Reafirma o uso de eventos como Cancelamento, Carta de Correção, Manifestação do Destinatário etc.;
Prazo ampliado de cancelamento: até 480 horas (20 dias) em SP, ainda que o Ajuste SINIEF preveja prazo menor — uma flexibilização relevante;
Inutilização de numeração pode ocorrer mesmo fora do prazo padrão.
Contingência
Mantidas as regras de emissão em contingência (falha de comunicação com o Fisco);
Quando houver nova transmissão, pode ser necessário novo arquivo com nova numeração, se o anterior tiver sido enviado sem retorno.
6. Produtor rural, MEI e outros contribuintes: quem é afetado
A Portaria também reforça regras específicas:
Produtor rural:
Confirma a substituição gradual da Nota Fiscal de Produtor (modelo 4) pela NF-e ou NFC-e, conforme Ajuste SINIEF 10/22;
Produtores precisam se adaptar ao ambiente eletrônico, inclusive em contingência.
MEI:
O Microempreendedor Individual permanece dispensado da obrigatoriedade de emitir NF-e em SP, conforme LC 123/2006;
Isso não impede que o MEI opte por emitir notas em sistemas próprios ou municipais.
Para as demais empresas (lucro real, presumido, Simples com NF-e):
A principal mudança é o filtro de regularidade fiscal na autorização da nota, além de ajustes operacionais no DANFE e eventos.
7. Riscos práticos: bloqueio de nota, faturamento e cadeia de fornecimento
O maior risco trazido pela Portaria SRE 80/2025 é operacional e financeiro:
NF-e não autorizada = faturamento travado;
Atrasos em entrega, emissão de boletos, recebimentos e liberações logísticas;
Quebra de confiança com clientes e fornecedores;
Exposição a multas e autuações se a empresa, mesmo impedida de emitir NF-e, seguir operando de maneira irregular.
Como a análise alcança também o destinatário, há impactos em cadeia:
vender para clientes com pendências pode gerar rejeições na hora de emitir a nota;
empresas mais organizadas tenderão a selecionar melhor fornecedores e parceiros com base em regularidade fiscal, para evitar travamentos.
8. Revisão de cadastros (EFD-ICMS-IPI, registro 0150): por onde começar
Especialistas recomendam uma revisão estruturada dos cadastros de clientes e fornecedores, especialmente no registro 0150 da EFD-ICMS-IPI (Tabela de Cadastro de Participantes):
Passos sugeridos:
Extrair o arquivo da EFD-ICMS-IPI e localizar o bloco 0150;
Conferir se CNPJ/CPF, razão social, endereço e inscrição estadual estão corretos;
Validar códigos de município e UF com o CADESP;
Identificar divergências cadastrais e ajustar no sistema (ERP);
Regerar a EFD com os dados corrigidos e reenviar, se necessário;
Implantar rotina periódica (mensal ou trimestral) de checagem de regularidade de grandes clientes/fornecedores;
Guardar comprovantes de protocolos e ajustes para eventual fiscalização.
Esse cuidado reduz o risco de bloqueios na autorização da NF-e por cadastros desatualizados ou inconsistentes.
9. Como se preparar na prática: roteiro SMR
Para empresas atendidas ou acompanhadas pela SMR, o foco deve ser antecipação e governança fiscal. Alguns movimentos práticos:
📌 Mapear pendências:
Verificar situação de ICMS, IPVA, ITCMD e possíveis débitos inscritos/não inscritos em Dívida Ativa;
Conferir histórico de entrega da EFD-ICMS-IPI e outros SPEDs.
🗂️ Organizar cadastros:
Revisar cadastros de clientes e fornecedores no ERP e no registro 0150;
Padronizar dados e rotinas de atualização.
🧩 Alinhar sistemas de NF-e:
Checar se o emissor está atualizado com as regras da SRE 80/2025 e dos Ajustes SINIEF;
Revisar rotinas de contingência, cancelamento, inutilização e eventos.
👥 Treinar equipe (faturamento, financeiro, logística e TI):
Explicar o risco de bloqueio por irregularidade fiscal;
Criar procedimentos internos de resposta rápida a rejeições ligadas a cadastro/regularidade.
📊 Monitorar a Reforma Tributária:
Acompanhar as publicações do CGIBS e das Notas Técnicas da NF-e (inclusão de IBS/CBS, novos campos, cClassTrib, CST etc.);
Simular impactos de IBS/CBS na formação de preço e créditos.
A SMR pode apoiar nesses pontos com diagnóstico fiscal, revisão de cadastros e acompanhamento da implantação das novas regras em SP.
10. Conclusão: NF-e como “porteiro fiscal” na era do IBS
A Portaria SRE 80/2025 confirma uma tendência clara da Reforma Tributária:
A nota fiscal eletrônica deixa de ser apenas “comprovante de venda” e passa a funcionar como um verdadeiro “porteiro fiscal”, controlando quem entra e sai do sistema com base em regularidade cadastral e fiscal.
Para empresas paulistas, isso significa:
mais controle em tempo real;
menos tolerância a pendências;
e necessidade de gestão tributária mais profissionalizada.
Quem se organizar agora – cadastros limpos, obrigações em dia, sistemas atualizados – tende a atravessar a transição com menos sustos e mais previsibilidade.
Se você tem dúvidas sobre como a Portaria SRE 80/2025 pode afetar o seu negócio, ou quer revisar cadastros, obrigações e sistemas de NF-e sob a ótica da Reforma Tributária, fale com a SMR Assessoria Contábil.
Nós te ajudamos a manter a emissão de notas fluindo, reduzir riscos de bloqueio e preparar a empresa para a nova realidade do IBS/CBS em São Paulo.
Comentários