Empresa Inativa ou sem Faturamento: Precisa de Contador?
- Huble Media
- 7 de abr.
- 6 min de leitura
Muitos empreendedores acreditam que, se a empresa estiver inativa ou sem faturamento, podem dispensar o acompanhamento de um contador e deixar de lado as obrigações fiscais e contábeis. No entanto, essa decisão pode levar a consequências jurídicas e financeiras sérias. Entender claramente as diferenças entre empresas inativas e sem faturamento é essencial para evitar problemas com o Fisco e garantir a saúde jurídica do negócio.
Neste artigo, esclarecemos as principais dúvidas sobre as obrigações fiscais dessas empresas e a importância do contador mesmo quando não há movimentação financeira.
O que é uma Empresa Inativa?
De acordo com a Receita Federal, uma empresa é considerada inativa quando não realiza qualquer tipo de atividade operacional, não operacional, financeira ou patrimonial durante todo o ano-calendário. Isso significa que não há emissão de notas fiscais, transações bancárias ou mesmo movimentação de estoque.
Porém, vale ressaltar que pagamentos de obrigações fiscais antigas ou multas relacionadas a períodos anteriores não descaracterizam a empresa como inativa, segundo a Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021.
Em alguns estados, a legislação local ou mesmo as Juntas Comerciais determinam que, para manter a empresa oficialmente inativa, é preciso realizar uma alteração contratual especificando o período de paralisação das atividades. Além disso, certas normas regionais preveem o cancelamento automático do CNPJ caso ele permaneça inativo por mais de cinco anos, embora essa regra não exista de forma padronizada em nível federal.
Por isso, é altamente recomendável que o empreendedor confirme se há prazo máximo para inatividade junto à Junta Comercial de seu estado e se realmente é preciso protocolar a alteração contratual para estar em conformidade com as regras locais.
Diferença entre Empresa Inativa e sem Faturamento
É importante diferenciar claramente as empresas inativas das empresas sem faturamento (ou sem movimentação). Uma empresa sem faturamento não realiza vendas ou prestações de serviços em determinado período, mas pode ter outras movimentações, como pagamentos de fornecedores, honorários contábeis ou aportes financeiros dos sócios.
Já a empresa inativa, como mencionado anteriormente, não pode ter nenhum tipo de atividade, seja financeira ou patrimonial, durante todo o ano.
Obrigações das Empresas Inativas
Mesmo sem atividade, as empresas inativas possuem obrigações fiscais específicas que precisam ser cumpridas para manter o CNPJ regular e evitar penalidades. Entre as principais obrigações estão:
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF): Enviada para informar a condição de inatividade, geralmente exigida uma vez ao ano para confirmar a ausência de movimentação financeira.
Escrituração Contábil Fiscal (ECF): Obrigatória anualmente para empresas do Lucro Presumido ou Real, independentemente de atividade financeira.
Declaração de Inatividade para Empresas do Simples Nacional (DEFIS): Enviada anualmente para informar que não houve receita no período.
Obrigações Estaduais e Municipais: Que variam conforme o município ou estado, como a Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA) e a declaração do ISSQN.
Obrigações das Empresas sem Faturamento (sem movimentação financeira significativa)
Empresas sem faturamento, mas com algum tipo de movimentação eventual, devem cumprir praticamente todas as obrigações comuns às empresas com faturamento regular, incluindo:
DCTF mensal ou DCTFWeb: Deve ser enviada mensalmente, informando a ausência de fatos geradores quando aplicável.
PGDAS-D (para optantes do Simples Nacional): Declaração mensal informando faturamento zerado.
Escrituração Contábil Digital (ECD) e SPED Fiscal: Devem ser mantidas atualizadas mesmo com lançamentos mínimos ou zerados.
Obrigações Trabalhistas: Caso a empresa possua funcionários, é necessário continuar cumprindo todas as exigências, incluindo eSocial e GFIP/DCTFWeb mensais.
Até aqui, ficou claro que a ausência de faturamento não significa isenção total das obrigações contábeis e fiscais. O acompanhamento de um profissional contábil é crucial para garantir que todas essas exigências sejam atendidas corretamente e dentro dos prazos.
Consequências e Penalidades para Empresas Inativas ou sem Faturamento
Empresas que não cumprem suas obrigações fiscais e contábeis, mesmo sem atividade, enfrentam diversas penalidades. Entre as mais comuns estão:
Multas por atraso:
Declarações como DCTF ou GFIP sem movimento, quando não enviadas no prazo, podem gerar multas que começam em R$ 200,00 e podem aumentar progressivamente, dependendo do atraso e do porte da empresa.
Bloqueio ou exclusão do Simples Nacional:
Empresas optantes pelo Simples Nacional correm o risco de perder esse regime tributário se deixarem de entregar obrigações obrigatórias por períodos consecutivos.
Inscrição inapta do CNPJ:
Se a Receita Federal identificar ausência de declarações por dois anos consecutivos, o CNPJ pode ser considerado inapto, impedindo a emissão de notas fiscais e causando sérias limitações comerciais e administrativas.
Impacto no CPF do Responsável:
Os débitos fiscais e irregularidades da empresa podem ser transferidos ao CPF do sócio responsável, dificultando operações financeiras pessoais como financiamentos, empréstimos e contratos diversos.
Essas penalidades reforçam a importância de manter o acompanhamento contábil ativo, independentemente do nível de atividade econômica da empresa.
Quando Optar pela Inatividade ou Encerramento Definitivo?
Muitos empresários têm dúvidas sobre qual a melhor opção: manter uma empresa inativa ou proceder com o encerramento formal. Ambas têm custos e devem ser analisadas com cuidado.
Manter Inativa:
Essa opção pode ser ideal se há perspectiva clara de retomada futura das atividades. Nesse caso, o empresário deve manter as obrigações fiscais mínimas em dia, contando com suporte contábil regular.
Encerrar Definitivamente:
Se não houver planos concretos de retomar as atividades ou se os custos fiscais e contábeis superarem os benefícios, a recomendação é proceder com o encerramento formal. Esse processo envolve baixa em órgãos como Receita Federal, Junta Comercial e Prefeitura, exigindo regularização de todas as pendências fiscais.
É importante destacar que, ainda que muitos empresários apenas deixem de declarar movimentações e cumpram as obrigações mínimas para caracterizar a inatividade, algumas Juntas Comerciais exigem a formalização dessa situação. Em certos locais, o empreendedor precisa registrar a alteração contratual descrevendo que a empresa está inativa e por quanto tempo pretende permanecer assim.
Caso você não observe essas formalidades, corre-se o risco de, num momento futuro, o CNPJ ser considerado irregular ou até mesmo cancelado administrativamente. Dessa forma, vale confirmar, com base na legislação e na Junta Comercial do seu estado, se é necessário realizar qualquer procedimento adicional para manter o status de inatividade sem complicações.
Processo de Encerramento Formal da Empresa
O encerramento oficial de uma empresa envolve diversos passos, que incluem:
Regularização das pendências fiscais e tributárias;
Elaboração do distrato social;
Baixa junto à Receita Federal, Junta Comercial e Prefeitura;
Emissão de certidões negativas de débitos (CND);
Regularização de questões previdenciárias e trabalhistas, caso haja empregados ou sócios com pró-labore.
Dúvidas Frequentes sobre Empresas Inativas ou sem Faturamento
Empresa inativa precisa entregar declarações mensais?
Não. Empresas inativas geralmente precisam entregar apenas declarações anuais específicas como a DCTF sem movimento, RAIS negativa e DEFIS. Tem dúvidas sobre quais declarações sua empresa precisa entregar? A SMR Contábil pode cuidar disso para você!
Posso retirar pró-labore se a empresa estiver inativa?
Sim, mas, ao fazê-lo, a empresa deixará de ser considerada inativa, pois isso configura uma movimentação financeira.
Quanto tempo uma empresa pode permanecer inativa?
Legalmente não há um tempo limite específico, mas especialistas recomendam avaliar periodicamente se é mais vantajoso manter ou encerrar a empresa, considerando custos e obrigações fiscais.
Quais riscos corro se deixar minha empresa irregular?
Além das multas financeiras, sua empresa pode ter o CNPJ inapto, impossibilidade de emitir notas fiscais, dificuldades na retomada das atividades e problemas pessoais com restrições no CPF dos sócios responsáveis.
Preciso ter um contador se minha empresa não tem faturamento?
Sim. Mesmo que a empresa não tenha receitas no período, ainda há obrigações fiscais e contábeis a cumprir, como declarações mensais e anuais. Um contador é essencial para garantir que essas obrigações sejam entregues corretamente e evitar multas ou o risco de o CNPJ se tornar inapto.
Quais declarações uma empresa sem faturamento precisa entregar?
Empresas sem faturamento devem entregar praticamente as mesmas obrigações de uma empresa ativa, como DCTF ou DCTFWeb, PGDAS-D (se optante do Simples Nacional), escrituração contábil (ECD, ECF) e declarações trabalhistas e previdenciárias, como eSocial e GFIP, caso tenham funcionários. A diferença é que muitas dessas declarações serão informadas com valores zerados.
Empresa inativa x Inapta – qual a diferença?
Empresa inativa é aquela que não realiza nenhuma movimentação financeira, operacional ou patrimonial durante todo o ano-calendário, mas se mantém regular por cumprir suas obrigações mínimas. Já a empresa inapta é aquela que deixa de entregar declarações obrigatórias por dois anos consecutivos ou mais, ficando com o CNPJ irregular e impedida de operar legalmente.
O que é preciso para reativar uma empresa?
Para reativar uma empresa, é necessário verificar se ela estava realmente inativa (sem pendências) ou se ficou inapta por falta de declarações. Se houver pendências, será preciso regularizar a situação junto à Receita Federal, entregando as declarações atrasadas e quitando possíveis débitos. Com tudo em dia, a empresa pode retomar suas atividades normalmente.
Conclusão
A manutenção contábil é essencial mesmo para empresas inativas ou sem faturamento. Cumprir as obrigações fiscais evita multas, sanções e complicações futuras. O auxílio de um profissional contábil é fundamental para garantir a conformidade fiscal e segurança jurídica da sua empresa.
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