O avanço da tecnologia transformou a forma como pessoas e empresas realizam transações e gerenciam informações. O certificado digital surge como uma ferramenta essencial nesse cenário, funcionando como uma identidade virtual com validade jurídica. Ele permite autenticar operações, assinar documentos e cumprir obrigações fiscais de maneira segura e prática.
Neste guia, explicamos como obter o certificado digital, quem precisa dele, os tipos disponíveis e como ele pode simplificar sua rotina no mundo digital.
O Que é um Certificado Digital?
O certificado digital é um documento eletrônico que comprova a identidade de uma pessoa física ou jurídica no ambiente digital. Emitido por Autoridades Certificadoras (ACs) credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), ele utiliza criptografia para garantir a autenticidade e integridade das informações.
Com ele, é possível assinar contratos, emitir notas fiscais, acessar sistemas governamentais, realizar transações bancárias e muito mais, com a mesma validade jurídica de uma assinatura física reconhecida em cartório.
Quem Precisa de um Certificado Digital?
Empresas
A maioria das empresas brasileiras precisa de um certificado digital para cumprir obrigações fiscais e legais. Ele é obrigatório para:
• Empresas no Lucro Presumido e Lucro Real: Envio de obrigações fiscais como SPED e eSocial.
• Empresas do Simples Nacional com mais de um empregado: Realização de transmissões fiscais e acesso ao FGTS.
• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Exigência para atividades comerciais que demandam emissão de documentos fiscais digitais.
Profissionais Liberais
Advogados, contadores, médicos e outros profissionais podem usar o certificado para assinar documentos com validade jurídica, acessar sistemas específicos e garantir a segurança de informações sensíveis.
Pessoas Físicas
O e-CPF é opcional para pessoas físicas, mas oferece vantagens como a possibilidade de envio da declaração de Imposto de Renda, assinatura de contratos e procurações, além de acesso a sistemas como o e-CAC da Receita Federal.
Tipos de Certificado Digital
Os certificados digitais são divididos em duas categorias principais:
1. A1: Instalado diretamente em computadores ou dispositivos móveis, tem validade de 1 ano e permite backups. É ideal para empresas que precisam de praticidade e mobilidade.
2. A3: Armazenado em um token ou cartão, possui validade de até 3 anos. Oferece maior segurança, pois o dispositivo físico é necessário para o acesso.
Além disso, há modelos específicos como:
• e-CPF: Para pessoas físicas.
• e-CNPJ: Para pessoas jurídicas.
• e-Saúde: Para profissionais da área da saúde.
• e-Jurídico: Voltado para advogados.
Como Fazer um Certificado Digital?
O processo para obter um certificado digital é simples, mas envolve etapas importantes. Veja o passo a passo:
1. Escolha da Autoridade Certificadora
Opte por uma AC credenciada pelo ITI, como Serasa Experian, Certisign ou Soluti. Compare preços e serviços para encontrar a melhor opção.
2. Seleção do Tipo de Certificado
Escolha entre A1 e A3 com base nas suas necessidades e na funcionalidade exigida. Se você for empresário, é importante confirmar o modelo necessário com seu contador.
3. Envio da Documentação:
Apresente documentos como:
• RG e CPF (para pessoas físicas).
• Contrato social e cartão do CNPJ (para empresas).
4. Validação do Certificado
• Presencial: Necessária para pessoas sem CNH, garantindo a validação presencial de sua identidade.
• Online: Disponível para quem possui CNH com foto, conforme a Resolução nº 90 do Comitê Gestor da ICP-Brasil.
5. Recebimento e Instalação:
Após a validação, o certificado estará disponível para instalação no dispositivo ou será entregue fisicamente (no caso do A3).
A Validação Pode Ser Online?
Sim, desde março de 2021, a emissão de certificados digitais pode ser realizada por videoconferência para pessoas físicas e jurídicas que possuam CNH com foto.
O processo de validação por videoconferência é ideal para quem busca mais conveniência, especialmente pessoas físicas ou empresários que desejam evitar deslocamentos. É importante verificar com a AC se essa opção está disponível para o tipo de certificado escolhido.
Não tenho CNH, como proceder?
Será necessário comparecer a uma unidade de atendimento físico ou optar pela validação presencial com um agente autorizado.
Dicas para Escolher o Certificado Digital
• Validade: Considere a duração do certificado (1 ou 3 anos) para planejar sua renovação.
• Mobilidade: Prefira o A1 se precisar acessar o certificado de diferentes dispositivos.
• Segurança: Escolha o A3 se prioriza segurança e não se importa em transportar o token ou cartão.
Por Que o Certificado Digital é Essencial?
1. Praticidade: Reduz a burocracia ao permitir a assinatura de documentos e envio de obrigações pela internet.
2. Segurança: Garante proteção contra fraudes, vazamento de informações e alterações não autorizadas.
3. Eficiência: Agiliza processos como emissão de notas fiscais e envio de declarações.
4. Conformidade Legal: Atende às exigências de órgãos como Receita Federal, prefeituras e juntas comerciais.
Como a SMR Pode Ajudar
Nossa equipe está pronta para orientar você em cada etapa do processo, desde a escolha da AC até a renovação do certificado. Também indicamos empresas confiáveis para garantir que você tenha a melhor experiência.
Precisa de ajuda para escolher e emitir o certificado digital ideal? Entre em contato com a equipe da SMR Assessoria Contábil e simplifique sua jornada no mundo digital.
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